SAIBA TUDO SOBRE A ECD 2019

A Escrituração Contábil Digital (ECD) surgiu como um projeto no ano de
2008 e é relativa à entrega de informações contábeis por algumas
empresas. Ela substitui as escriturações de papel enviadas ao Fisco por
todas as empresas tributadas pelo lucro real.

Esse documento atinge aos fins fiscais e previdenciários e deve ser
entregue ao SPED contendo os livros contábeis em formato eletrônico.

A Escrituração Digital é uma obrigação anual que deve ser prestada ao
SPED, com referência ao ano anterior, já encerrado, no último dia útil do
mês de maio.

Informações para entregar a ECD

Entenda quais são as partes fundamentais a serem entregues:

  • o LivroDiário e seus auxiliares,
  • o Livro Razão e seus auxiliares e
  • o Livro Balancetes Diários com balanços e fichas de lançamento
    comprobatórias das declarações.

A comprovação da autoria empresarial é por assinatura através de certificado digital de segurança A3 emitido ICP – Brasil (Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileira).

Escritório contábil depende do cliente para ter alguma informação?

Normalmente, os donos das empresas são os detentores das
informações importantes de seus negócios. 

Mas, quando os “responsáveis” não estão disponíveis por algum motivo,
a comunicação da empresa com a contabilidade simplesmente não
acontece.

Esse fato compromete o trabalho do contador responsável
pela empresa. Ele ficará sem as informações necessárias para a elaboração da ECD.

Como sugestão aos profissionais da contabilidade que têm essa
ocorrência em seus trabalhos, é necessário solicitar ao cliente que
disponha um funcionário treinado e autorizado de sua equipe.

Ele pode responder pelas informações e decisões no caso de ausência
do empresário. Os contadores ficam, muitas vezes, de mãos atadas por
falta de documentos e informações que encontram-se em poder de
clientes que estão indisponíveis.

O empresário deveria nomear alguém que integrasse ao mesmo tempo
a empresa e a contabilidade, como uma ponte. Alguém que lembrasse
de prazos de entrega dos documentos e que eles pudessem ser
digitalizados e enviados online.

Uma solução que permite uma comunicação direta e instantânea
com o cliente responsável pela empresa, como é o serviço da Arquivei.

Geralmente deixo para entregar  a ECD em cima da hora, não me
programo para fazer antes. O que fazer?

É um problema comum, mas atrapalha muito o dia a dia dos contadores.
Mesmo que alertem seus clientes sobre os prejuízos financeiros e
consequências dos atrasos nos seus envios, essa dinânica ainda é falha. 

Vale uma conversa aberta entre contador e cliente para que ambos trabalhem em prol de uma boa contabilidade.

Também é importante salientar as consequências dos atrasos de
envio de documentos. Isso também vale nas adaptações que as
mudanças eventuais na legislação e os impactos que elas causam, por
exemplo.

Para agilizar as ativdades, o profissional contábil precisa
selecionar alguém, da própria empresa, que se responsabilize pelos
prazos, ressaltando que, numa eventual ausência do titular, a entrega
dos documentos não fique comprometida.

A perda de prazo não se dá por má fé e sim por desorganização. Então,
se tiver alguém que também é responsável pelos prazos a
cumprir e entrega desses documentos, a eficácia do serviço será garantida, evitando aborrecimentos.

Vale salientar que a garantia do cumprimento dos prazos de entregas (incluindo a ECD) poupará prejuízos financeiros. Isso torna mais barato o pagamento de um colaborador que se dedique exclusivamente aos documentos a serem apresentados na data correta.

As vantagens da entrega antes do prazo

Tenha atenção ao prazo de entrega. A ocorrência de eventos especiais,
tais como extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação,
podem exigir a antecipação de entrega da obrigação.

É fundamental que o arquivo digital transmitido ao Fisco
contenha as informações corretas de acordo com as regras
estabelecidas pela RFB – Receita Federal do Brasil.

Isso é necessário para a entrega do SPED Fiscal. As informações e dados errados ou mesmo inexatos impedem a entrega da ECD no prazo, o que incidirá à empresa pesadas multas por parte da Receita Federal.

Então é recomendado que a Escrituração Contábil, bem como o arquivo
digital, sejam gerados por meios contábeis próprios, planejados para a
escrituração digital da contabilidade.

Acaba sendo um valoroso investimento com retorno garantido, uma vez que evita ocorrência de problemas no processo de geração e transmissão da obrigação ao SPED.

As vantagens de entregar ECD dentro do tempo previsto

A empresa contribuinte deve gerar o arquivo por sistema próprio.
Pode ainda informar os dados da contabilidade diretamente no PGE que
se encarregará de gerar o arquivo no formato correto.

O Arquivo gerado em sistema próprio deve ser importado no PGE para
validação do conteúdo. O arquivo não necessita
da importação, assim podendo ser validado diretamente.

Através da validação, o PGE confere se as informações existentes no
arquivo digital da ECD, seguem as regras de estrutura previstas para o
leiaute da obrigação, possibilitando a consulta aos erros encontrados
pelo programa.

O Arquivo não pode ser enviado enquanto todos os erros apontados não
forem corrigidos.

Após a validação de conteúdo, sem erros impeditivos para transmissão,
o contribuinte deve utilizar o próprio PGE para assinar digitalmente o
arquivo com o uso de certificado digital.

Com o arquivo digital validado e assinado digitalmente, o contribuinte
pode finalmente realizar a transmissão do arquivo digital ao fisco,
obtendo deste o Recibo de Transmissão do arquivo que servirá de termo
de autenticação da ECD transmitida.

Assim, a transmissão da ECD por meio do SPED e a respectiva
confirmação do recebimento da escrituração, por meio do recibo de
transmissão.

Ele serve como autenticação dos livros contábeis, dispensando o empresário ou contabilista, de efetuar a impressão e o
registro dos livros na respectiva Junta Comercial da sede da empresa.

Entretanto, o arquivo digital assinado e transmitido ao fisco deve ser
armazenado para fins de comprovação por todo o prazo prescricional.

Deve-se manter os departamentos da empresa atentos na entrega da
ECD

A ECD deve ser transmitida pelo Departamento Contábil da empresa.
Afinal, nela deve conter obrigatoriamente a assinatura digital de um
contador/contabilista e de um responsável pela assinatura da ECD.

Todavia, como a obrigação contém informações sobre os fatos
contábeis que ocorreram na empresa, praticamente todos os
departamentos desta estão sujeitos a fornecerem informações para a
ECD.

É de fundamental importância que todos os departamentos tenham
conhecimento dos riscos no fornecimento de informações errôneas ou
inexatas ao fisco. Esse conhecimento aumenta o nível de colaboração
da equipe para obtenção e registro dos fatos contábeis que ocorrem em
seus departamentos.

A Substituição do livro digital transmitido, só pode ser realizado até o
fim do prazo de entrega relativo ao ano calendário subsequente.

Entretanto, só deve ser realizada se contiver erros que não possam ser
corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo. Isso ocorre
conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral
(ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de
Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

A solicitação de cancelamento da autenticação, e a apresentação da
escrituração substituta, serão efetuados mediante apresentação de
Termo de Verificação para Fins de Substituição. Este deve ser assinado
pelo profissional de contabilidade responsável pelos livros contábeis
substitutos ou pelo auditor independente.

Quais as penalidades por não entregar a ECD no prazo?

Acompanhar as datas de entrega da ECD e compreender todas as
regras e instruções para sua correta escrituração é uma tarefa árdua
realizada pelos colaboradores envolvidos na entrega dessa obrigação.
Ela é necessária.

No cotidiano empresarial, sabemos que os fatos contábeis ocorrem, e
são registrados diariamente nos sistemas contábeis. E, por maiores que
sejam os cuidados, sabemos que é raro que nesse processo não
ocorram erros ou falhas.

Assim, além da multa aplicável por não entregar no prazo da ECD, a
Receita Federal também pode aplicar multas por informações inexatas
ou incorretas.

Fonte:
https://arquivei.com.br/blog/o-que-e-ecd/ , acessado em 16/05/2019.

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